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Nettoyer sa base de données FileMaker

L'agence de communication C. découvre avec horreur que pour chaque mailing, elle perd entre le quart et le tiers de sa cible !

La société SA-F. ne sait pas qu'elle a des factures de l'an 200 et d'autres de l'année 2235… Ce qui fausse quelque peu la réalité des chiffres !

Combien de fois avons-nous, lors d'audits ou de mini-audits, mis en exergue de telles situations… Nous aurions pu ainsi multiplier les exemples à l'envie…

Malgré le soin apporté au développement et à la saisie de vos données, l'erreur est humaine, et elle se glisse partout, malgré votre vigilance…

Ce cahier vous propose de nettoyer votre base de données en traquant les inévitables fautes de saisie qui polluent vos données et perturbent les résultats de vos recherches.

Mais FileMaker ne vous laisse pas démuni pour effectuer ce nettoyage de printemps.

Plusieurs menus ou commandes sont à notre service, dont ce cahier va vous faire profiter.

Agrémenté de nombreuses photos d'écran, et accompagné du fichier Nettoyage.fp7 pour faire les exercices, ce cahier est un outil précieux pour les personnes ressources dans les organisations utilisant un fichier FileMaker, pour en vérifier la validité des données.

Il s'adresse également à tout utilisateur désireux d'en savoir plus, entre autre, sur le menu Index et sur le menu Remplacer, ainsi que sur les listes de valeur.

Il propose également en fin de parcours quelques exercices pour vérifier la bonne compréhension et l'assimilation de ce qui a été appris dans le cahier.

Voici ce qu'en pense un des premiers lecteurs, Didier, responsable d'un organisme, et ayant par ailleurs déjà suivi des formations sur FileMaker :

"Je pense que je suis un élève studieux.

La présentation est sobre, en cohérence avec l'aide FMP sur le logiciel.
L'environnement est identique, c'est tout de même pratique lorsque les repères ne changent pas tout le temps.

J'ai beaucoup utilisé les conseils d'il y a quelques années car j'ai été sensibilisé dès mes débuts sur FMP à la maintenance des données et j'ai donc toujours veillé à nettoyer les fichiers. Je suis donc bien entraîné !
Mais ce cahier sera très utile à mes collaborateurs qui n'imaginent même pas tout ce que FileMaker peut faire pour eux ! (plagiat de pub connue).
C'est important, notamment sur les enjeux des listes de valeur à saisie automatique : cela facilite la saisie lorsqu'il y en a mais lorsqu'il y en a trop, ce n'est plus faisable, comme cela est écrit en page 20 du cahier.

Remarques :
Je me rappelle qu'à l'époque déjà, j'avais été étonné par l'importance que vous donniez à la description de l'Index alors que c'est une notion qui semblait très secondaire dans l'utilisation habituelle de FMP.

Par ailleurs, la lecture du document page 25 partie B m'a permis de constater une faiblesse dans les bases que j'ai développées.

Tant que j'étais le seul utilisateur, je comptais sur ma mémoire évidemment infaillible ....
Sauf que maintenant, nous sommes quatre à pouvoir enregistrer des données, ce qui change tout."





le cahier

Nettoyer ses données

dans FileMaker

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Couverture Cahier Nettoyer ses données

Mise à jour Septembre 2011 : spécifications des versions 10 et 11 de FileMaker